Henkilötietojen käsittely yhdistyksessä I samma båt – samassa veneessä ry. Yhdistyksen yhteystiedot (henkilörekisterivastaavan tiedot) http://www.sameboat.fi/yhteystiedot/

Dokumentin sisältö

Tähän dokumenttiin yhdistys on kartoittanut ne henkilörekisterit, jotka yhdistys on tehnyt, joihin sillä on pääsy ja jotka sillä on arkistoituna. Yhdistys kerää tietoja kahta tarkoitusta varten, yhdistyskäyttöön ja Leader-toimintaryhmänä toimimiseen, joka perustuu sopimukseen Maa- ja metsätalousministeriön kanssa, sekä siihen sovellettavaan lainsäädäntöön. Yhdistys ei jaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, muuta kuin kysymyksissä jotka liittyvät lakisääteisiin ja sopimusperusteisiin velvoitteisiin. Alle on listattu ne henkilörekisterit joihin yhdistyksellä on pääsy ja miten niitä hoidetaan.

Yhdistystoiminta

• Jäsenrekisteri
  • Syy: Laillisuusperuste, yhdistyslaki.
  • Käyttötarkoitus: Olla yhteyksissä jäseniin asioissa, jotka liittyvät jäsenyyteen yhdistyksessä ja kerätä se data jota tarvitaan yhdistyksen lähetyksiin, sekä jäsenen-, että jäsenkategorian tunnistaminen.
  • Kesto ja sijoituspaikka: Vuosittainen jäsentietojen päivitys ja pääsy henkilökunnan tietokoneilta ja ulkoiselta kovalevyltä. Jäsenhakemukset jätetään sähköisesti netissä.
  • Opt in ja opt ut: Mahdollisuus yhdistyksen jäsenyyteen on niillä jotka hakevat jäsenyyttä, ja se tarkoittaa samalla myös tarvittavien henkilötietojen antamista hakemuksen yhteydessä. Jäsenyydestä eroaminen tapahtuu yhdistyksen sääntöjen mukaan, eli joko siten, että ilmaistaan tahto erota yhdityksestä tai jos ei hoida velvoitteitaan yhdistystä kohtaan. Jäsenyydestä eroaminen tarkoittaa samaa kuin opt-out.

• Rekisteri työntekijöistä sopimusmuodossa ja muissa dokumenteissä, jotka liittyvät työnantajavelvoitteisiin, sekä dokumentointi luottamustehtävistä.
  • Syy: Laillisuusperuste ja sopimusperuste.
  • Käyttötarkoitus: Henkilötiedot työsopimuksista välitetään kirjanpitotoimistolle, joka vastaa palkanlaskennasta ja kirjanpidosta. Yhdistys antaa kolmansille osapuolille vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä lakisääteisten tehtävien selvittämiseksi (verot ja lakisääteiset sivukulut) ja on tehnyt sopimuksen tästä kirjanpitotoimiston kanssa. Henkilötietoja voidaan myös antaa raportointivelvollisuuksien yhteydessä, joita yhdityksen on noudatettava työnantajana ja Leader-toimintaryhmänä. Tietoja, joita ei tarvita raportteja varten ei anneta Tietoja työntekijöistä ja luottamushenkilöistä kerätään myös oikeudellisen velvoitteiden hoitamiseksi, esim. viranomaisrekistereihin ja Hyrrä-hakujärjestelmän pääsynhallintaa varten ja toiminnan raportoimiseen.
  • Kesto ja sijoituspaikka: Henkilökunnan tietokoneet ja yhdistyksen paperinen arkisto toimistolla (hallituksen pöytäkirjat ja yhdistyksen kokouspöytäkirjat). Tiedot säilyteteen yhdistyksessä niin kauan kuin kirjanpitolaki vaatii, tai pidempään jos EU-lainsäädäntö niin vaatii. Ne henkilötiedot, joita ei tarvita arkistointia varten, tuhotaan sen jälkeen kun käyttötarkoitusta kerättyyn tarpeeseen ei enää ole.

• Kirjanpitotoimisto niiden tietojen käsittelijänä, jotka löytyvät yhdistykselle osoitetuista ja/tai yhdistyksen muille toimijoille osoittamista tositteista. Yhdistys on tehnyt sopimuksen kirjanpitopalveluista ulkoisen tahon kanssa. Kirjanpidosta vastaavan yrityksen kanssa on erillinen sopimus, jossa säännellään henkilötietojen käyttöä kirjanpidossa ja palkanlaskussa.
  • Syy: Sopimusperuste
  • Käyttötarkoitus: Ne tehtävät jotka yhdistys on antanut
  • Kesto ja sijoituspaikka: Henkilökunnan tietokoneet, kirjanpitotoimiston tilat ja yhdistyksen arkisto. Tiedot säilyteteen yhdistyksessä niin kauan kuin kirjanpitolaki vaatii, tai pidempään jos EU-lainsäädäntö niin vaatii

• Muut sopimukset. Yhdistys on solminut sopimuksia ulkoisten osapuolten kanssa tietoteknisistä palveluista (kopiointi, nettipalvelin, puhelimet, tietoverkkoyhteys, software- ohjelmat/Office, verkkosivujen seurantatyökalu GoogleAnalytics). Tämän lisäksi on tehty vuokrasopimus vuokranantajan kanssa toimitiloista. Ne henkilötiedot jotka annetaan ovat nimenkirjoittajan tunnistamistiedot. Yhdistys ei anna kolmansien osapuolien hyödyntää yhdistyksen henkilörekisteriä muihin tarkoituksiin, kuin mitä tarvitaan sopimusvelvoitteiden täyttämiseen tai lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi.

• • Syy: Sopimusperuste tai laillisuusperuste (kirjanpito ja palkanlasku). Sopimussidonnaisuus (sopimukset puhelin- ja IT-toimittajien kanssa).
  • Käyttötarkoitus: Sopimusten mukaisten velvoitteiden toteuttaminen ja lainsäädännöstä tulevat vaatimukset.
  • Kesto ja sijoituspaikka: Yhdistyksen toimisto, se aika joka on tarpeellinen tiedostojen arkistoinnille hankelainsäädännön mukaan, tai kunnes opt-out on ilmaistu sopimuksen purkautumisen tai päättymisen takia. GoogleAnalyticsissä tiedot säilyvät 38 kuukautta, joka on riittävä aika omien raportointivelvoitteiden täyttämiseen, eli datan saaminen verkkosivujen vierailijamäärästä.

• Sähköposti- ja postilistat, ja yleinen ulkoinen tiedotus hanketoiminnasta
  • Syy: Suostumus olla mukana listalla ja käyttötarvesidonnaisuus tehtävään perustuen tai sopimusperuste/kirjallinen suostumus, jossa määritellään, että I samma båt voi käyttää materiaalia, jossa henkilöitä voi tunnistaa.
  • Käyttötarkoitus: Olla yhteydessä viiteryhmiin asioissa jotka liittyvät paikalliseen kehittämiseen, alakohtainen tiedotus, sekä ajankohtainen tiedottaminen toiminnasta. Ne, joilla on luottamustehtäviä yhdistyksessä ovat mukana listoilla nimellä, sähköposti-, puhelin- ja postiosoitetiedoilla sen ajan kun heidän luottamustehtävät kestävät.
  • Kesto- ja sijoituspaikka: Yhdistyksen toimisto, se aika joka on tarpeellinen, tai siihen asti kun opt-out on ilmaistu tai, että luottamusasema/tehtävä on päättynyt.
  • Opt in och opt ut: Kun yhditys käyttää sähköpostilistoja, jotka eivät ole sidonnaisia tehtävien hoitoon, niin viesteissä on mukana tieto siitä, että opt- out on mahdollista. Niiltä henkilöiltä, jotka otetaan listoille kysytään kirjallisesti ennen kuin heidät lisätään listoille.

Hanketoiminta

Yleisesti

Hanketoiminnassa yhdistys käyttää haku- ja raportointityökalu Hyrrää, jonka omistus ja hallinnointi kuuluu Ruokavirastolle, joka myös toimii henkilörekisterivastaavana. Yhdistys toimii järjestelmän käyttäjänä ja sillä on pääsy niihin tietoihin, jotka ovat yhdistyksen rahoituskiintiöstä haetuissa hakemuksissa. Syy on laillisuusperuste hankelainsäädännöstä. Pääsy tietoihin on yhdistyksen henkiIökunnalla ja niillä joilla on luottamustehtäviä yhdistyksessä. Kun työsuhde tai luottamustehtävä päättyy, niin myös pääsy nettityökalu Hyrrään päätetään. Ruokaviraston seloste Hyrrä- järjestelmästä löytyy alla olevasta linkistä.

Hyrrä-asiointipalvelun tietoturva ja tietosuoja

• Osallistujalistat ja tapahtumiin ilmoittautumiset
  • Syy: Lakiin perustuva vaatimus hankelainsäädännössä ja ilmaisu suostumuksesta osallistua tapahtumiin ja tilaisuuksiin.
  • Käyttötarkoitus: Listojen tekeminen selvityksiin ja maksatuksiin hankelainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Listoissa tulee esille henkilön nimi, taho jota edustetaan ja Jos muita henkilötietoja tulee esille, niin ne tuhotaan heti kun yhdistyksellä ei enää ole tarvetta säilyttää henkilötietoja.
  • Kesto- ja sijoituspaikka: Yhdistyksen toimisto ja sähköinen hakujärjestelmä Hyrrä. Tiedot säilyteteen yhdistyksessä niin kauan kuin kirjanpitolaki vaatii, tai pidempään jos EU-lainsäädäntö niin vaatii. Ne tiedot, joita ei tarvita arkistointia varten tuhotaan heti kun käyttötarkoitusta ei enää ole.

• Yhteystiedot hanketoimijoihin
  • Syy: Laillisuusvaatimus hankelainsäädännöstä ja sopimus maa- ja metsätalousministeriön kanssa Leader-toiminnan hoitamisesta (hankeaktivointi, hankeneuvonta ja rahoitus), sekä tarve tilisiirtotietojen osalta maksatustehtävien hoitamiseen.
  • Käyttötarkoitus: Listoja viestintään ja maksatuksiin, liittyen hankehallintoon ja selvityksiin/maksatuksiin. Tiedot saadaan hanketoimijoilta hakuvaiheessa hankejärjestelmä Hyrrästä ja hankkeiden kanssa suoraan viestimällä kun hakemus on vireillä. Tämä tarkoittaa käytännössä uusien hanketyöntekijöiden ja vastuuhenkilöiden henkilötietoja. Tiedot säästetään excel-taulukkoihin (hakijat) ja sähköpostiohjelmien osoitekirjoihin, niiden osalta jotka ovat olleet yhteydessä sähköpostitse. Yhditys tallentaa itse vain nimen, tahon, sähköpostin ja puhelinnumeron. Muut tiedot hakija itse lataa hakujärjestelmä Hyrrään hakemusten yhteydessä ja yhdistys ei tee/tallenna niistä tiedoista omia henkilörekistereitä.
  • Kesto ja sijoituspaikka: Yhdistyksen tietokoneet (pääsy työntekijöillä) ja sähköinen hakujärjestelmä Hyrrä (Ruokaviraston vastuulla). Tiedot säilyteteen yhdistyksessä niin kauan kuin kirjanpitolaki vaatii, tai pidempään jos EU-lainsäädäntö niin vaatii.
  • Opt in ja opt ut: Kun yhditys käyttää listoja viestinnässä hankkeille, voi hakija ilmoittaa Hyrrän kautta uuden yhteys- tai vastuuhenkilön hankkeelle, ja tämä nähdään opt-in hyväksyntänä, että yhditys voi olla näihin ihmisiin yhteydessä hankkeeseen liittyen. Muutokset voi ilmoittaa myös suoraan Kun ilmoitus on saapunut , että nämä tehtvät ovat päättyneet se nähdään myös opt-out ilmaisuna.

• Yhdistyksen sähköinen kalenteri
  • Syy: Lakiin perustuva vaatimus hankelainsäädänössä, ja sopimus maa- ja metsätalousministeriön kanssa Leader-toiminnan hoitamisesta (hankeaktivointi, hankeneuvonta ja rahoitus).
  • Käyttötarkoitus: Ajanhallinta, työajan seuranta ja sisäinen suunnittelu työntekijöiden välillä. Tietoihin lisätään ne tunnistamistiedot, jotka ovat annettu kun toimija on ollut meihin yhtydessä ja tapaaminen on sovittu (mukana kokouksessa ja käsiteltävä asia lyhykäisyydessään).
  • Kesto ja sijoituspaikka, sekä opt-out mahdollisuus: Yhdistyksen tietokoneet (pääsy työntekijöillä) paikka Google palvelin. Tiedot säilyteteen yhdistyksessä niin kauan kuin kirjanpitolaki vaatii, tai pidempään jos EU- lainsäädäntö niin vaatii. Yhdistys ei anna muille tahoille, kuin työntekijöilleen pääsyä sähköiseen kalenteriin ja tunnistamistietoja ei anneta kolmansille osapuolille.

Tietojen fyysinen käsittely

Jos yllämainitussa tekstissä ei ole erikseen määritelty tarkemmin, niin henkilötietoja käsitellään toimistolla, tietokoneilla ja mobiililaitteilla. Yhditys ei välitä henkilörekisteritietoja EU/ETA-maiden ulkopuolelle.

Salassapitolupaukset

Kaikki työntekijät ja luottamushenkilöt, joilla on pääsy henkilötietoihin on allekirjoittanut salassapitolupauksen. Toiminnanjohtaja vastaa siitä, että salassapitolupaukset ovat allekirjoitettu, ennen kuin henkilö pääsee käsiksi tietojärjestelmiin.

Miten päästä käsiksi yhdistyksen käytössä oleviin omiin henkilötietoihin

Ota yhteys yhdistyksen toiminnanjohtajaan, joka tarkastaa tiedot. Toivottaessa kaikki henkilötiedot, jotka yhdistyksellä ei ole velvollisuutta lakiin tai sopimuksiin viitaten säilyttää, tuhotaan kohtuullisessa ajassa.